Masz prezentację jutro?

Są dwie możliwości: właśnie zaczynasz przygotowania albo przygotowujesz się już od dłuższego czasu. Zasadniczo, nie jest dobrze zaczynać przygotowania w przeddzień :) Ale w życiu różnie bywa. Jeśli jesteś właśnie w takiej sytuacji, przejdź do części Prezentacja w ostatniej chwili a potem wróć tutaj.

Jeżeli przygotowania do prezentacji prowadzisz już od jakiegoś czasu to jest pora na podsumowanie tych przygotowań. Jest to również ostateczny moment na przeprowadzenie próby przed publicznością, jeśli masz taką możliwość (koledzy, żona lub mąż albo dzieci) a przynajmniej przed lustrem lub kamerą. Prawdopodobnie nie będziesz z tej próby zadowolony (zwłaszcza jeżeli próbujesz przed samym sobą - dlatego wskazana jest jakaś, przynajmniej jednoosobowa publiczność). Pociesz się, że zazwyczaj w prawdziwym wystąpieniu wypadamy lepiej niż na próbie.

Jeżeli nie masz czasu na przeprowadzenie całej próby przećwicz przynajmniej wprowadzenie i zakończenie. Musisz wiedzieć dokładnie jakimi słowami rozpoczniesz prezentację.

Pamiętaj o przykładach. Jeśli w prezentacji do zilustrowania jakiegoś wywodu potrzebujesz przykładu i dotychczas pocieszałeś się "jeszcze coś wymyślę", to już najwyższy czas. Nie licz na to, że coś przyjdzie ci do głowy w trakcie prezentacji. Powinieneś już teraz wiedzieć jakiego przykładu użyjesz. Jeśli wymyślisz do jutra inny - lepszy - to bardzo dobrze ale musisz coś mieć w zapasie.

Nie powinieneś już mieć pustych miejsc typu "tu wstawię jakiś slajd na temat...". Wstaw go teraz albo zrezygnuj z tego punktu wystąpienia.

Sprawdź swoje przygotowanie organizacyjne:

• Czy masz gotowe (dostarczone, wydrukowane, spakowane) materiały dodatkowe, jeśli będziesz takie rozdawał uczestnikom prezentacji?
• Jak dojedziesz na miejsce, gdzie zaparkujesz, którym wejściem wchodzi się do budynku, na którym piętrze jest sala konferencyjna, jaki ma numer lub nazwę?
• Kiedy można będzie wejść do sali konferencyjnej?
• Czy wszystkie potrzebne rekwizyty (rzutnik, ekran, tablica, papier itd.) będą na miejscu? Kto je zawiezie, kiedy zostaną dostarczone? Jeżeli wyjeżdżasz na prezentację, do nieznanego ci wcześniej miejsca, to pamiętaj, że podstawowym wyposażeniem prezentera w takiej sytuacji jest przedłużacz :)

Prezentacja w ostatniej chwili

Może zdarzyć ci się sytuacja, w której dowiadujesz się, że masz "na jutro" przygotować prezentację. Co wtedy robić? Po pierwsze: nie wpadaj w panikę. To nic nie pomoże. Po drugie: zastanów się, co z dotychczasowego "dorobku prezentacyjnego" możesz wykorzystać. Następnie przeprowadź standardowy proces przygotowania prezentacji, tylko w znacznie szybszym tempie niż normalnie.

• Znajdź (określ) główną myśl swojego wystąpienia (możesz napisać ją wielkimi literami i powiesić na ścianie, żeby towarzyszyła ci do jutra).
• Znajdź trzy najważniejsze zagadnienia, o których będziesz mówił. Także je zapisz.
• Koniecznie przemyśl początek swojego wystąpienia; jeśli ci to pomoże - zapisz go i naucz się dobrze.
• Nigdy nie planuj przepraszania publiczności za to, że "prezentacja nie jest najlepiej przygotowana bo dowiedziałem się o niej wczoraj". Nie przepraszaj. Nie tłumacz się.
• Jeśli dobrze czujesz się w temacie, którego dotyczy prezentacja rozważ możliwość skrócenia jej czasu na rzecz dyskusji z publicznością. Albo jeszcze lepiej - zaplanuj takie miejsca w prezentacji, w których wywołasz taką dyskusję i będziesz ją prowadził.
• Jeśli masz jakieś ulubione slajdy, których używasz w większości twoich prezentacji - umieść je na początku - będzie ci łatwiej wytworzyć rytm wystąpienia.
• Koniecznie opracuj co najmniej trzy całkiem nowe slajdy.
• Nie wypełniaj prezentacji "na siłę" slajdami, które nie mają związku z tematem. Nowe prezentacje zazwyczaj trwają dłużej niż się tego spodziewasz. Mniej slajdów wystarczy.
• Przemyśl jak zakończysz prezentację. Jeśli ci to pomoże, zapisz kilka zdań podsumowania i naucz się ich.

Jutro, to już niedługo. A więc niedługo będzie po wszystkim. Tylko nie stosuj tego jako uproszczonej wymówki aby przestać się przejmowac i "odklepać" prezentację. Przejmuj się. Ale twórczo. Myśl pozytywnie. Na pewno się uda.