Masz prezentację za tydzień?

Są dwie wiadomości. Druga jest dobra. A pierwsza? To zależy. Bo jest ona taka, że jeśli prezentacja jest za tydzień to powinieneś ją już mieć prawie gotową, ze sprawdzonym planem, dopracowanymi pomocami wizualnymi, i najlepiej po próbach.

Brzmi egzotycznie? Uwierz lub nie, ale są ludzie, którzy w ten właśnie sposób pracują. (Potem mówi się o nich "dobrzy mówcy").

A druga wiadomość (dobra) jest taka, że nie jest jeszcze za późno, żeby dobrze przygotować się do prezentacji.

Zakładam, że wiesz o czym będziesz mówił (masz zdefiniowany cel), wiesz do kogo będziesz mówił (wiesz jaka publiczność będzie cię słuchać) i wybrałeś już materiał, który będziesz wykorzystywał (nie możesz mówić wszystkiego co wiesz, bo zakładam, że wiesz znacznie więcej, niż zdążysz powiedzieć w czasie przewidzianym na prezentację).

Jeżeli chcesz to sprawdzić wykonaj następujące ćwiczenia:

1. Nie patrząc w swoje notatki i na slajdy powiedz jaki jest temat (tytuł) twojej prezentacji. Następnie powiedz w jednym zdaniu jaki jest jej cel (co chcesz osiągnąć).
2. Teraz podaj trzy (dokładnie trzy) najważniejsze rzeczy z twojej prezentacji (na tym etapie możesz jeszcze zaglądać do materiałów, ale dzień przed prezentacją masz to umieć z pamięci :)
3. Opisz w trzech zdaniach trzech najważniejszych uczestników twojej prezentacji (po trzy zdania na kazdego:). Jeśli będzie to prezentacja na konferencji opisz jednego, dwóch lub trzech "typowych" gości jakich się spodziewasz. Nie chodzi oczywiście o to w jakich będą garniturach tylko o to: czym się zajmują, jakie są ich doświadczenia i czego oczekują po twojej prezentacji.
4. Wróć do poprzedniego punktu i upewnij się, że wszystko się zgadza (najważniejsze tezy twojej prezentacji odpowiadają najważniejszym oczekiwaniom twoich gości).
5. Wylosuj dowolny slajd spośród tych, których będziesz używał (o ile będziesz używał pomocy wizualnych). Ile czasu w prezentacji przewidujesz na jego omówienie? Teraz odłóż go, powtórz z pamięci tytuł i mów na ten temat (z głowy) przez czas trzy razy dłuższy.

A teraz pora na przegląd techniczny twoich materiałów pomocniczych - plansz, czyli slajdów lub innych pomocy wizualnych (planszami nazywam wszystko, co będziesz pokazywał, niezależnie czy będzie to prezentacja wyświetlana z komputera, z folii, czy slajdów 35mm):

• Jeżeli masz więcej niż 12-15 plansz, to na początku pokaż plan prezentacji. Jeżeli plansz jest już około 30 lub więcej to plan powinieneś powtórzyć za każdym razem, gdy przechodzisz do nowego zagadnienia.
• Pierwszą planszą powinna być plansza tytułowa z tematem wystąpienia, twoim nazwiskiem, nazwą firmy, którą reprezentujesz. Wskazane jest aby była też na niej informacja dla kogo (lub u kogo) prowadzisz prezentację - nazwa firmy, tytuł konferencji lub inne określenie wydarzenia w czasie którego prezentujesz.
• Dobre wrażenie robi umieszczona na początku prezentacji (przed lub po planie) plansza z jakimś hasłem przewodnim, główną myślą, cytatem, lub innym przedstawieniem idei prezentacji.
• Bezwzględnie powinna wystąpić plansza z podsumowaniem zawierająca wnioski z prezentacji.

Przeglądając plansze i tworząc nowe pamiętaj o podstawowych zasadach:

• Każda plansza powinna mieć tytuł.
• Na planszy umieszczaj nie więcej niż 5-6 linijek tekstu. Nie może to być ciągły akapit ale raczej zbiór haseł.
• Litery powinny mieć wielkość co najmniej 20pt.
• Rysunki powinny być czytelne, bez szczegółów.
• Tekst pisz dobrze czytelną czcionką, bez udziwnień, wyrównuj do lewej.
• Unikaj pisania samymi dużymi literami (wersalikami) - taki tekst jest trudniejszy do przeczytania.
• Ważniejszy jest lewy górny róg planszy i jej górna część od pozostałego obszaru.
• Ważne informacje umieszczaj na początku albo odpowiednio wyróżniaj.
• Nie przesadzaj z kolorami (najwyżej 3-4 na jednej planszy) i bądź konsekwentny w ich stosowaniu.

Przez najbliższy tydzień (do prezentacji) masz czas na ewentualne korekty, niewielkie zmiany a przede wszystkim ćwiczenia.