Prawdziwe krasomówstwo polega na tym aby powiedzieć
wszystko, co konieczne - i rzeczywiście powiedzieć tylko to, co konieczne.
Francois de La Rochefoucauld

Trudną sztuką jest gromadzenie, a zwłaszcza wybór materiału, który prezentujesz. Nie możesz mówić wszystkiego co wiesz. Zakładam, że wiesz więcej niż chcesz powiedzieć - to nawiasem mówiąc inna ważna reguła prezentacji.

Trzeba wiedzieć więcej. Trzeba znać się na rzeczy, o której się mówi. Publiczność, nawet jeżeli nie zna się na tym o czym mówisz z łatwością wyczuwa, czy poruszasz się po omawianym temacie ze swobodą, czy masz do powiedzenia coś ponad to, co pokazujesz na planszach, czy raczej twój wywód to wyuczona na pamięć czytanka.

Ale - wracając do tematu - jak wybrać to, co trzeba powiedzieć, aby wywód był kompletny, ale nie nazbyt rozwlekły i przytłaczająco szczegółowy? Pierwszy etap to gromadzenie materiałów i zbieranie danych. Zacznij go możliwie wcześnie. Wiedząc, że prezentacja ma być na przykład za miesiąc zbieraj wszystkie informacje, które mogą okazać się przydatne.

Gromadzenie materiału

Jeśli często prowadzisz prezentacje na tematy zawodowe to buduj swoje archiwum informacji ciekawych, przydatnych, wyjątkowych, śmiesznych itd. Kiedyś się przydadzą. Bardzo frustrujące jest, gdy już na etapie rysowania plansz przypominasz sobie, że gdzieś widziałeś wykres, który "bardzo by tu pasował" ale nie możesz sobie przypomnieć gdzie go widziałeś... Nie bój się zgromadzenia zbyt wielu informacji. Jest czas na gromadzenie i jest czas na selekcjonowanie.

• Przygotuj się psychicznie na to, że część pracy, którą wykonujesz wyrzucisz do kosza (dokładniej rzecz biorąc wyrzucisz z końcowej wersji prezentacji, co nie znaczy, że nie wykorzystasz ich w przyszłości).
• Nie zakładaj niczego z góry (na przykład, że musisz pokazać co najmniej 15 plansz, albo że koniecznie musisz pokazać schemat urządzenia, omówić proces technologiczny, czy też wszystkie założenia strategii).
• Nie zaczynaj od początku. Przygotowując materiały do wystąpienia zacznij od tej części, którą najbardziej lubisz (albo na której najlepiej się znasz).
• Pokazuj obrazy. Wszystko, co możesz narysować zamiast opisywać - narysuj. Rysunek jest lepszy od opisu a wykres - lepszy od tabeli.
• Nie narzucaj sobie kolejności prezentowania informacji. Na ustalenie kolejności jest czas później - kiedy masz już zgromadzone materiały do wystąpienia.

Dobrym efektem tej części przygotowań jest zgromadzenie materiału, którego nie da się w całości wykorzystać w czasie przeznaczonym na prezentację. Trzeba więc wyeliminować niektóre fragmenty. Jak wybierać i skracać?

Selekcja materiału

• Wyrzuć wszystko, co dotyczy wyłącznie ciebie lub twojej firmy. Zrezygnuj z informacji typu: lista klientów, których obsługujemy na rzecz informacji typu: co dla nich zrobiliśmy. Jeden konkretny przykład pracy wykonanej dla jakiegoś klienta może zdziałać znacznie więcej niż plansza z imponującą szachownicą emblematów firm "dla których pracujemy". To zazwyczaj są wielkie firmy i prawdopodobne jest to, że twoja konkurencja też dla nich pracuje (w innym kraju albo dla innego oddziału) i także pokazuje tych klientów jako swoje referencje. Na doświadczonych odbiorcach takie plansze nie robią wrażenia. Natomiast użycie przykładu pokazuje, że: (1) rzeczywiście coś zrobiłeś, (2) umiesz o tym opowiedzieć, więc się na tym znasz, (3) angażujesz się w sprawy swoich klientów (bo przykład powinieneś opowiedzieć tak, żeby było to widać).
• Znajdź powtarzające się informacje i wyeliminuj je. Nie dotyczy to tylko podsumowań i streszczeń, w których, siłą rzeczy, muszą zostać powtórzone omówione wcześniej kwestie.
• Znajdź kluczowe elementy wystąpienia, czyli takie, które na pewno pozostawisz (najważniejsze tezy, wyniki badań, wnioski, ale także te, które są najbardziej efektowne i posłużą do skoncentrowania uwagi słuchaczy). Następnie wybierz takie, które zapewnią łagodne przejścia pomiędzy elementami kluczowymi. Pozostałe elementy kandydują do usunięcia.
• Mając przed sobą konieczność wybrania kilku plansz, które trzeba wyrzucić możesz posłużyć się takimi prostymi, ale zazwyczaj skutecznymi regułami: (1) usuwaj raczej plansze z tekstem niż z elementami graficznymi; (2) jeśli masz wybór: usunąć planszę nr 4 czy nr 15, usuń planszę nr 4 (plansze, które nawet tobie wydają się nadmiarowe a są na początku wystąpienia niepotrzebnie przedłużają wstępne wywody odwlekając moment przejścia do meritum); (3) nie wyrzucaj plansz z planem prezentacji, nawigacją, podsumowaniami. Ich pojawienie się w prezentacji nie zabiera wiele czasu a pomaga publiczności śledzić przebieg wywodu.

Wykorzystanie przygotowanych informacji

Pamiętaj, że prezentacja jest czymś dynamicznym. Za każdym razem działa inaczej. Liczba plansz tylko z grubsza przekłada się na czas prezentacji. Ten sam zestaw 15 slajdów jednemu prezenterowi posłuży do zilustrowania 10-minutowej prezentacji a inny wykorzysta go jako podstawę 2-godzinnego wystąpienia.

Najważniejsza część przygotowań odbywa się w twojej głowie i nie jest dokumentowana wydrukami. Staraj się wiedzieć o czym będziesz mówił w kolejnych krokach prezentacji ale nie zapamiętuj słów, którymi to powiesz. Słowa przyjdą same.