Jeżeli masz wpływ na przygotowanie miejsca prezentacji i sposób jej prowadzenia - wykorzystaj to. Pamiętaj, że to ty prowadzisz prezentację i ty wiesz najlepiej jak trafić do twojej publiczności. Jeśli możesz wybrać salę, w której odbędzie się prezentacja kieruj się następującymi zasadami:

1. Komfort publiczności (wygodne krzesła, dobra widoczność sceny i ekranu, łatwy dostęp do sali i miejsc, oświetlenie, wyposażenie)
2. Komfort prezentera czyli twój
3. Wielkość sali i wyposażenie

Publiczność siedzi w czasie twojej prezentacji. Dobrze jest, jeśli może siedzieć wygodnie. Najważniejsze są więc wygodne krzesła i ich dobre ustawienie. Krzesła z podłokietnikami są zawsze wygodniejsze od tych bez. Ustawienie stołów powoduje wprawdzie większą izolację publiczności od prezentera (może stwarzać niepotrzebne bariery), ale daje publiczności znacznie większą wygodę jeśli trzeba prowadzić notatki, rozłożyć materiały itd. Nie próbuj jednak ustawiać po 3 krzesła przy dwuosobowych stołach, żeby zaoszczędzić miejsce - wygoda publiczności jest ważniejsza.

Równie ważne jest przewidywanie odpowiedniej wielkości miejsca dla każdego uczestnika w typowej dla konferencji i seminariów konfiguracji sali: same krzesła, bez stołów. Chociaż hotele i ośrodki szkoleniowe stosują określenie "ustawienie teatralne" nie ma ono z teatrem zazwyczaj nic wspólnego. Nazwałbym je raczej ustawieniem "czekoladowym". Krzesła ustawiane są w rzędy i kolumny (jak w tabliczce czekolady), najczęściej w minimalnej możliwej odległości od siebie. To nie zapewnia ani komfortu zajmowania miejsc (wąskie przejścia) ani komfortu siedzenia (mało miejsca na nogi i obijamy się o ramiona sąsiadów).

Nie słuchaj tłumaczeń w rodzaju "zawsze tak ustawiamy", bo przecież nie chcesz mieć prezentacji takiej "jak zawsze" - chcesz żeby była wyjątkowa. Ty jesteś tu szefem.

Prawdziwe ustawienie teatralne to takie, gdy wszystkie krzesła zwrócone są w stronę środka sceny. Kolejne rzędy tworzą więc łuki o coraz większym promieniu. Jeśli możesz tak ustawić krzesła - zrób to. Bądź odpowiednio wcześniej przed prezentacją i poproś personel hotelowy o pomoc, albo poproś o pomoc kolegów (a jeśli krzeseł jest niewiele - możesz zrobić to sam - korekta ustawienia 50-100 krzeseł nie zajmie ci więcej niż 10 minut a przy okazji będziesz miał ćwiczenie fizyczne przed prezentacją.

Zadbaj o porządek (w dosłownym tego słowa znaczeniu). Porozrzucane po okolicy walizki z rzutnika i komputera, twoja teczka, papiery, folie, dokumenty itd. nie robią dobrego wrażenia. Schowaj wszystko, co nie będzie ci potrzebne do końca prezentacji a rzeczy, których możesz potrzebować ułóż przyzwoicie. Zupełnie niedopuszczalne jest, aby twój płaszcz i parasol leżały gdzieś na widocznym miejscu na przykład na stole lub jednym z krzeseł. Ich miejsce jest w szatni, w szafie lub na wieszaku.

Unikaj picia w czasie prezentacji. Nie będziesz wtedy musiał obstawiać się butelkami, szklankami i filiżankami. Pomijając fakt, że szklanka lub butelka może przewrócić się w najmniej oczekiwanym momencie i  alać wodą materiały lub komputer, popijanie przerywa tok wypowiedzi i odwraca uwagę publiczności.

To samo dotyczy wszystkich innych przedmiotów, które mogą znaleźć się w polu widzenia publiczności a nie są związane z twoją prezentacją - mogą odwracać uwagę i powodować dekoncentrację. Usuń więc wszystko, czego nie będziesz używał. Jeżeli w sali jest tablica i twój poprzednik z niej korzystał zadbaj o to, aby ją wytrzeć (albo przewrócić kartki tablicy papierowej) zanim zaczniesz mówić.

Przed prezentacją usiądź w kilku miejscach na widowni i upewnij się, czy dobrze ustawione są wszystkie akcesoria (ekran, rzutnik, tablica), czy nic nie zasłania miejsca, w którym będziesz stał. A potem stań na swoim miejscu i obejrzyj całą salę: powinieneś czuć się w niej dobrze – to przecież będzie miejsce twojej pracy.